Effektivisering av arbeidsflyten for de ansatte på Meet Ullevaal - Norges største konferansesenter
Meet Ullevaal er, med sine 35 møtelokaler, Oslos største konferansesenter – og dermed også et av Norges største. Meet er en del av AS Ullevaal Stadion. I de fleste av lokalene har du utsyn mot den flotte stadion og gressmatten.
Meet utvikler og produserer state-of-the-art møteplasser hvor offentlige og private organisasjoner, små og store, samles for å dele og skape ny kunnskap, forståelse og opplevelser.
Men hva skjer på bakrommet for at kundene skal få den beste opplevelsen – og virkelig føle seg ivaretatt?
Hovedformålet med prosjektet er å effektivisere arbeidsflyten for de ansatte hos Meet Ullevaal. Med gode systemer på plass kan de ansatte fokusere på det de gjør aller best – være serviceminded, imøtekommende og fleksible.
We Made sørger for at kundene på Meet Ullevaal møter en moderne og intuitiv løsning ved bestillinger av konferanselokaler, mat og andre ressurser på nett.
Meet skal være et pulserende sted hvor hver enkelt person som er innom her, både kunde og ansatt, skal gå ut med ny kunnskap, motivasjon og muligheter. Da nytter det ikke at systemene bak en så fremoverlent bedrift er fra fortiden – bookingsystemet skal reflektere verdiene til Meet.
Meet Ullevaal så tidlig at standard programvare ikke kunne tilfredsstille behovene på en fornuftig måte, noe We Made ser konturene av hos mange bedrifter med en sammensatt hverdag.
We Made har faglig dyktige rådgivere og utviklere. Med vår erfaring og kompetanse med lignende prosjekter, leverte vi et gjennomarbeidet løsningsforslag, basert på behovene Meet Ullevaalpresenterte og som ble avdekket i anbudet.
Alle dataene som Meet håndterer må settes i system og samhandle med hverandre. Bookingløsningen skal samle, håndtere og tilgjengeliggjøre alle dataene fra integrasjonene slik at det blir dynamisk dataflyt.
Gjennom spesialtilpassede kundekort, får Meet Ullevaal akkurat den informasjonen de har behov for. Full oversikt over all kundedata, dokumenter, pågående og historiske bookinger, samt ordrehistorikk.
Booking av en konferanse gjøres via nettsiden eller “manuelt” gjennom systemet. Booking via nett krever en login som skapes gjennom booking- prosessen. Kunden har mulighet til å se hva som er ledig, samt booke tilleggstjenester som lunsj, teknisk utstyr, kaffe etc. Når booking er gjennomført av kunde, vil det automatisk opprettes en “event” i systemet og varsle aktuelle brukere.
Når kunden benytter seg av en konferanse skal han/hun ha mulighet til å bestille “tilleggsprodukter” som kaffe, bakst etc. Det er også mulig å bestille i restauranten slik at man får produktet til bordet. Betaling gjøres via fakturering eller valgt terminal/kasseløsning. Alt på en sømløs og intuitiv måte.
På restauranten finnes det en grafisk bordvelger som gjør det enkelt for serveringspersonell å ha oversikt over hva som er booket og hva som er reservert. Slik får man en enkel og god oversikt.
Brorparten av betalingene vil gjøres gjennom fakturering av kunde i etterkant. Systemet skal også ha mulighet til å ta betalt via dagens terminalløsninger, samt Vipps.
Løsningen skal være mobiloptimalisert for både kunde og brukers perspektiv. I enkelte deler av systemet hvor det er mye data, vil det kreve at man har to forskjellige grensesnitt.
Alle data som finnes i bookingsystemet kan brukes for å skape dashboard eller rapporter som er ønskelige. Dette gjøres som en del av prosjektet og vi bruker ferdig utviklede rapporter som utgangspunkt.
Bookingsystemet skal være enkelt for kunder og ansatte. Løsningen blir sømløs og ryddig med integrerte systemer og automatikk – ergo bedre kontroll og oversikt.
For Meet Ullevaal betyr dette en forenkling av hverdagen, hvor de ansatte slipper mange av de manuelle prosessene de tidligere har jobbet seg gjennom.
Vil du vite mer om bookingløsninger og effektivisering av arbeidsflyt? Da hjelper Andreas deg gjerne!
Andreas
Daglig leder / Partner
